Gestionale per strutture ricettive italiane

AlloggiatiWeb, ISTAT e fattura elettronica
dentro il gestionale, non accanto.

I gestionali internazionali si fermano al calendario e lasciano a te le schedine alloggiati, la rilevazione ISTAT e lo SDI. Qui sono funzioni del prodotto: partono dai dati della prenotazione e dal check-in dell'ospite, senza ricopiature da un portale all'altro.

Esplora i moduli
La home del gestionale Viminis: calendario della settimana con una riga per camera, e sotto i check-in e i check-out del giorno.
Schermate reali del gestionale, da una struttura dimostrativa con dati inventati.

Quello che in Italia è obbligatorio, qui è una funzione.

Tre enti, tre canali, tre scadenze. Partono tutti dagli stessi dati: quelli che l'ospite ha già scritto una volta.

  1. → Questura

    AlloggiatiWeb

    Le schedine nascono dal check-in dell'ospite, passano dalla validazione del portale e partono la sera dell'arrivo, dove l'invio automatico è acceso. Le ricevute tornano nell'archivio documenti.

    Come funziona →

  2. → Regione Campania

    ISTAT — Sinfonia

    Arrivi, partenze, presenti e provenienze calcolati dalla giornata reale e trasmessi ogni sera alla piattaforma regionale, con il registro di cosa è stato accettato.

    Come funziona →

  3. → Agenzia delle Entrate

    Fattura elettronica

    Fattura preparata dalla prenotazione e trasmessa allo SDI in due clic, con numerazione per partita IVA e stati che tornano dalle notifiche. Per chi non fattura, ricevute numerate.

    Come funziona →

Dalla prenotazione al documento fiscale.

Una sequenza sola: ogni passo usa i dati del precedente, quindi lo stesso dato si inserisce una volta.

  1. 1

    Arriva la prenotazione

    Entra dal channel manager e resta allineata da sola: camera, date, ospiti e canale. Le cancellazioni spariscono, le modifiche si riscrivono.

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  2. 2

    L'ospite fa il check-in

    Riceve un link personale e compila dal telefono, in sei lingue. I codici di comuni, stati e documenti vengono controllati mentre scrive.

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  3. 3

    Partono gli adempimenti

    Dagli stessi dati escono la schedina per la Questura e la rilevazione per la Regione. Nessuno li ricopia: sono già dentro.

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  4. 4

    Si chiude con il documento

    A fine soggiorno fattura elettronica o ricevuta numerata, archiviata nella cartella della prenotazione insieme a tutto il resto.

    Vedi il modulo →

Esplora i moduli.

Quindici moduli, uno per volta: cosa fa, come funziona, cosa è automatico e cosa resta a te. Con le schermate vere, non con mockup.

Operatività

Operatività

Check-in online

L'ospite compila i suoi dati dal telefono prima di arrivare, e quei dati diventano la schedina per la Questura, la rilevazione ISTAT e la fattura.

I documenti si raccolgono all'arrivo, di corsa, mentre l'ospite ha le valigie in mano. Poi gli stessi dati si ricopiano su AlloggiatiWeb, si contano per l'ISTAT e si cercano di nuovo quando serve fatturare. Ogni ricopiatura è un errore in più e mezz'ora persa.

Lista dei check-in nel gestionale: in alto il conteggio dei completati e di quelli in attesa, poi una riga per prenotazione con nome, struttura, stato, date, camera, numero di ospiti e i bottoni per copiare il link o aprire la scheda.

La lista dei check-in di una struttura dimostrativa, filtrata sugli arrivi futuri.

Cosa fa

  • Manda a ogni prenotazione un link personale, valido una volta sola, su un indirizzo dedicato alla struttura.
  • Presenta un modulo in sei lingue — italiano, inglese, spagnolo, francese, polacco e cinese — con un passaggio per ogni ospite, fino a quattro.
  • Chiede al capogruppo anagrafica, residenza, documento e dati di fatturazione; agli altri ospiti solo l'anagrafica, come vuole il tracciato della Questura.
  • Controlla ogni campo mentre viene scritto e di nuovo sul server, con le tabelle ufficiali di comuni, stati e tipi di documento.
  • Scrive i dati nel foglio della struttura, da cui li leggono la schedina alloggiati, la rilevazione ISTAT e la fattura.
  • Nel gestionale mostra chi ha già compilato e chi no, con il link da copiare per chi va sollecitato a mano.

Come funziona

  1. 01

    Il link

    Ogni prenotazione riceve un indirizzo con un codice casuale, che vale una sola volta e scade una settimana dopo la partenza. Il codice non si indovina: non deriva dal numero della prenotazione.

  2. 02

    L'ospite compila

    Il modulo si apre sul telefono e mostra già camera, date e numero di ospiti. Il numero di ospiti arriva dalla prenotazione, non dal browser: nessuno può aggiungerne.

  3. 03

    Il controllo

    Comune di nascita, cittadinanza e tipo di documento vengono verificati contro le tabelle che usa AlloggiatiWeb. Un documento non ammesso per quella cittadinanza viene rifiutato subito, non la sera dell'invio.

  4. 04

    I dati entrano in casa

    Alla conferma i dati finiscono nel foglio della struttura e l'email dell'ospite viene riportata sulla prenotazione. Da lì in poi nessuno li ridigita più.

Automatico

  • Un link per ogni prenotazione, generato dopo ogni allineamento con il channel manager
  • Controllo dei codici di comuni, stati e documenti prima che i dati entrino
  • Stato «completato» o «in attesa» visibile sulla prenotazione
  • Invio del link via email o WhatsApp, quando quei canali sono accesi

Lo fai tu

  • Copi il link e lo mandi tu, se preferisci non accendere gli invii automatici
  • Correggi o cancelli un check-in sbagliato dalla scheda della prenotazione
  • Controlli chi manca prima dell'arrivo, dalla lista dei check-in

Si parla con

  • Archivio dati
  • Email
  • WhatsApp

Da sapere. Il modulo raccoglie i dati del documento digitati dall'ospite, non una foto o una scansione: non c'è caricamento di immagini. Gli ospiti raccolti sono fino a quattro per prenotazione.

Approfondisci Check-in online

Adempimenti

Controllo

Crescita

Scala

Più strutture, un accesso solo.

Ogni struttura porta con sé le sue camere, il suo soggetto fiscale, le sue credenziali verso gli enti e le sue cartelle. Convivono nello stesso pannello, e un controllo impedisce che una comunicazione parta con le credenziali di un'altra.

  • Credenziali AlloggiatiWeb e codici ISTAT per struttura
  • Numerazioni di fatture e ricevute separate per titolare
  • Accesso con Google, ruoli per i collaboratori
  • Cambio struttura senza rifare l'accesso
Come sono separate le strutture →
Una struttura aperta nel gestionale: nella barra laterale le strutture dell'account, nel contenuto le prenotazioni della sola struttura scelta.
Per chi è

Due modi di lavorare, lo stesso gestionale.

Cambia la scala, non il metodo: in entrambi i casi gli adempimenti partono dagli stessi dati, quelli della prenotazione e del check-in.

Host indipendente

1–3 strutture

Gestisci tutto da solo, e gli adempimenti sono la parte che ruba il tempo.

  • Il check-in dell'ospite compila da solo la schedina per la Questura
  • Ricevute numerate senza tenere un registro a parte
  • Un pannello al posto di tre portali e dei conti a mano
  • Quello che è automatico non si delega: nessuno da formare

Property manager

5 strutture o più

Ogni struttura ha titolare, credenziali e numerazioni sue, ma un accesso solo.

  • Credenziali separate per struttura, con il blocco sugli invii incrociati
  • Conto economico diviso per soggetto fiscale, e consolidato
  • Documenti e numerazioni indipendenti per ogni titolare
  • Una struttura in più non aggiunge lavoro manuale

Domande frequenti.

Devo ricopiare i dati degli ospiti su AlloggiatiWeb?
No. La schedina si costruisce dal check-in online e viene trasmessa al servizio della Polizia di Stato con le credenziali della struttura. Le schedine scartate restano segnate con il motivo dato dal portale, ospite per ospite.
Gli invii automatici partono da soli appena attivo Viminis?
No, e di proposito. Invio delle schedine, scarico delle ricevute, email e messaggi WhatsApp sono interruttori separati, spenti finché non si decide di accenderli. Fino a quel momento si lavora a mano, con gli stessi dati.
Gestisco più titolari con numerazioni diverse: si può?
Sì. Ogni struttura porta il suo soggetto fiscale: chi ha partita IVA emette fattura elettronica con la sua serie di numerazione, chi è persona fisica emette ricevute con la propria. Il conto economico resta diviso per soggetto, con il consolidato sopra.
La rilevazione ISTAT vale per la mia regione?
Oggi Viminis parla con la piattaforma Sinfonia della Regione Campania. Le altre regioni hanno portali diversi, che non sono ancora coperti: se sei fuori dalla Campania, questa parte resta da fare come la fai adesso.
Con quale channel manager si collega?
Con il tuo channel manager, in lettura: Viminis riceve le prenotazioni e le tiene allineate, ma non scrive disponibilità o prezzi sui portali.
Dove finiscono i miei dati?
Nel tuo archivio dati e nelle tue cartelle documenti: ogni struttura ha il suo archivio e il suo albero di cartelle, con una cartella per prenotazione. I documenti restano lì anche se un giorno smetti di usare Viminis.
Come si accede, e cosa vedono i collaboratori?
Si entra con l'account Google, senza password da gestire. Chi collabora entra con un ruolo: l'amministratore gestisce anche gli utenti, lo staff lavora sulle prenotazioni. Il controllo è sul server, non solo nei bottoni nascosti.